A comunicação é um fator chave em todas as organizações. Ela é essencial para o bom funcionamento da empresa. No dia a dia, os funcionários se comunicam entre si, trocam informações importantes e recebem instruções da direção. Que tipos de comunicação seriam adequados para sua organização? No artigo a seguir, vamos analisar essa questão.
O que é a comunicação para uma empresa?
No primeiro caso, trata-se de uma interação entre as pessoas. Ela pode ser verbal (transferência de informações verbais pessoalmente ou por escrito) e não verbal (gestos, expressões faciais).
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No segundo caso, a distribuição da informação ocorre em grupos, departamentos ou organizações. Aqui, não se trata de assuntos pessoais, como opiniões, fatos e notícias, que aparecem na comunicação interpessoal. Mas, refere-se a informações de trabalho, como diversas apresentações, documentos, ordens, etc.
Vale ressaltar que a comunicação, como processo organizacional, apresenta uma estrutura complexa. Em cada uma das redes de comunicação, 4 elementos funcionam durante a transmissão das informações:
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- O remetente: que é a fonte da informação transmitida;
- Em seguida, a mensagem é a informação transmitida, que deve ser apresentada da forma mais clara e compreensível. É aceitável usar um sistema de codificação de caracteres reconhecido;
- Um canal: É o meio pelo qual a informação é transmitida. Pode ser até mesmo uma linha telefônica, e-mails, SMS em geral;
- O destinatário: uma pessoa que deve receber a informação transmitida, bem como compreendê-la corretamente e adequadamente.
Em suma, o conceito de comunicação inclui não apenas a informação transmitida, mas também todos os participantes desse processo.
Diferentes tipos de comunicação
Distinguimos vários tipos de comunicação com base em certas características. Por exemplo, de acordo com a forma de comunicação, podem ser verbais e não verbais. De acordo com os canais de comunicação, podem ser formais e informais. De acordo com os assuntos de interação, são interpessoais e as comunicações que utilizam as tecnologias da informação. Mas, mais frequentemente na atividade gerencial, há uma distinção com base organizacional.
Comunicações verticais
Neste tipo de comunicação, existem linhas de interação descendentes e ascendentes. Tudo é bastante simples. A comunicação é descendente quando a informação sai da direção para os subordinados. A comunicação é ascendente quando as informações saem dos subordinados para a direção.
Esse tipo de comunicação difunde informações sobre tarefas, cargos, novidades da empresa e opiniões sobre os cargos. A transmissão do “feedback” ocorre ao longo da linha ascendente, assim como os relatórios, relatos de problemas e ideias.
A comunicação horizontal
A comunicação horizontal é um formato de comunicação entre diferentes departamentos. Ao mesmo tempo, esses departamentos devem estar no mesmo nível organizacional. Ou seja, deve haver interconexão entre eles. A comunicação os ajuda a se apoiarem mutuamente e a resolver problemas comuns. Além disso, isso abre a possibilidade de uma comunicação livre entre os funcionários e um espaço de consulta.
As comunicações diagonais
Esse é um tipo de comunicação implementado entre departamentos de diferentes níveis da organização. A utilização desse formato ocorre quando a implementação dos dois anteriores é difícil ou ineficaz.
A comunicação informal
Sua identificação, segundo os especialistas, é como um novo tipo de comunicação na organização. Ela se baseia em rumores e geralmente se dirige a todos os membros da organização. Trata-se de uma espécie de situação espontânea, uma comunicação voluntária entre dois funcionários, que pode posteriormente afetar muitos serviços.
Fato interessante: os pesquisadores provaram que as comunicações horizontais são sempre as mais eficazes. Assim, de todas as informações fornecidas inicialmente, 90% chegam ao destinatário. No formato vertical, apenas 20-25%.
Se falarmos sobre quais são os meios de comunicação em toda organização, as seguintes opções são geralmente destacadas:
- telefonia IP, que permite fazer chamadas gratuitas pelo interfone;
- Mensagens eletrônicas entre as caixas de correio da empresa;
- chats internos no sistema CRM;
- fax;
Por fim, você também notará a videoconferência.