La comunicazione è un fattore chiave in tutte le organizzazioni. È essenziale per il buon funzionamento dell’azienda. Quotidianamente, i dipendenti comunicano tra loro, si scambiano informazioni importanti e ricevono istruzioni dalla direzione. Quali tipi di comunicazione sarebbero adatti alla vostra organizzazione? Nell’articolo seguente, ci concentriamo su questa questione.
Cos’è la comunicazione per un’azienda?
Nel primo caso, si tratta di una interazione tra le persone. Può essere verbale (trasferimento di informazioni verbali di persona o per iscritto) e non verbale (gesti, espressioni facciali).
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Nel secondo caso, la distribuzione di informazioni avviene all’interno di gruppi, dipartimenti o organizzazioni. Qui non si tratta di argomenti personali come opinioni, fatti e notizie, che compaiono nella comunicazione interpersonale. Ma riguarda informazioni di lavoro come presentazioni varie, documenti, ordini, ecc.
È importante notare che la comunicazione, come processo organizzativo, presenta una struttura complessa. In ciascuna delle reti di comunicazione, 4 elementi operano durante la trasmissione delle informazioni:
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- Il mittente: chi è la fonte dell’informazione trasmessa;
- Poi il messaggio è l’informazione trasmessa, che deve essere presentata nella forma più chiara e comprensibile. È accettabile utilizzare un sistema di codifica dei caratteri riconosciuto;
- Un canale: È il mezzo attraverso il quale l’informazione viene trasmessa. Può anche trattarsi di una linea telefonica, di email, di SMS in generale;
- Il destinatario: una persona che deve ricevere l’informazione trasmessa, oltre a comprenderla correttamente e adeguatamente.
In sintesi, il concetto di comunicazione include non solo l’informazione trasmessa, ma anche tutti i partecipanti a questo processo.
Diversi tipi di comunicazione
Si distinguono diversi tipi di comunicazione sulla base di alcune caratteristiche. Ad esempio, secondo la forma di comunicazione, possono essere verbali e non verbali. Secondo i canali di comunicazione, possono essere formali e informali. Secondo i soggetti di interazione, sono interpersonali e comunicazioni che utilizzano le tecnologie dell’informazione. Ma più spesso nell’attività manageriale, c’è una distinzione su base organizzativa.
Comunicazioni verticali
In questo tipo di comunicazione, esistono linee di interazione discendenti e ascendenti. Tutto è piuttosto semplice. La comunicazione è discendente quando l’informazione proviene dalla direzione per i subordinati. La comunicazione è ascendente quando le informazioni provengono dai subordinati per la direzione.
Questo tipo di comunicazione diffonde informazioni sui compiti, le posizioni, le novità dell’azienda e le opinioni sulle posizioni. La trasmissione del « feedback » avviene lungo la linea ascendente, così come i rapporti, i report sui problemi e le idee.
La comunicazione orizzontale
La comunicazione orizzontale è un formato di comunicazione tra diversi dipartimenti. Allo stesso tempo, questi dipartimenti devono essere allo stesso livello organizzativo. Cioè, deve esserci la loro interconnessione. La comunicazione li aiuta a sostenersi a vicenda e a risolvere problemi comuni. Inoltre, ciò apre la possibilità di una comunicazione libera tra i dipendenti e uno spazio di consultazione.
Le comunicazioni diagonali
È un tipo di comunicazione attuata tra dipartimenti di diversi livelli dell’organizzazione. L’uso di questo formato avviene quando l’implementazione dei due precedenti è difficile o inefficace.
La comunicazione informale
La sua identificazione, secondo gli esperti, è come un nuovo tipo di comunicazione nell’organizzazione. Si basa sulle voci e si rivolge generalmente a tutti i membri dell’organizzazione. Si tratta di una sorta di situazione spontanea, una comunicazione volontaria tra due dipendenti, che può successivamente coinvolgere molti servizi.
Fatto interessante: i ricercatori hanno dimostrato che le comunicazioni orizzontali sono sempre le più efficaci. Così, su tutte le informazioni fornite inizialmente, il 90% arriva al destinatario. Nel formato verticale, solo il 20-25%.
Se parliamo di quali sono i mezzi di comunicazione in ogni organizzazione, le seguenti opzioni sono generalmente distinte:
- la telefonia IP, che consente di effettuare chiamate gratuite sull’interfono;
- Messaggi elettronici tra le caselle di posta aziendale;
- chat interne nel sistema CRM;
- fax;
Infine, noterete anche la videoconferenza.