La comunicación es un factor clave en todas las organizaciones. Es esencial para el buen funcionamiento de la empresa. A diario, los empleados se comunican entre sí, transmiten información importante y reciben instrucciones de la dirección. ¿Qué tipos de comunicación serían adecuados para su organización? En el siguiente artículo, abordamos esta cuestión.
¿Qué es la comunicación para una empresa?
En el primer caso, se trata de una interacción entre personas. Puede ser verbal (transferencia de información verbal en persona o por escrito) y no verbal (gestos, expresiones faciales).
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En el segundo caso, la distribución de la información se realiza en grupos, departamentos u organizaciones. Aquí, no se trata de temas personales como opiniones, hechos y noticias, que aparecen en la comunicación interpersonal. Pero, se refiere a información de trabajo como diversas presentaciones, documentos, órdenes, etc.
Cabe señalar que la comunicación, como proceso organizacional, presenta una estructura compleja. En cada una de las redes de comunicación, 4 elementos funcionan durante la transmisión de la información:
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- El remitente: quien es la fuente de la información transmitida;
- Luego el mensaje es la información transmitida, que debe presentarse de la manera más clara y comprensible. Es aceptable utilizar un sistema de codificación de caracteres reconocido;
- Un canal: Es el medio por el cual se transmite la información. Puede ser incluso una línea telefónica, correos electrónicos, SMS en general;
- El destinatario: una persona que debe recibir la información transmitida, así como entenderla correctamente y adecuadamente.
En resumen, el concepto de comunicación incluye no solo la información transmitida, sino también a todos los participantes en este proceso.
Diferentes tipos de comunicación
Se distinguen varios tipos de comunicación en función de ciertas características. Por ejemplo, según la forma de comunicación, pueden ser verbales y no verbales. Según los canales de comunicación, pueden ser formales e informales. Según los temas de interacción, son interpersonales y las comunicaciones que utilizan las tecnologías de la información. Pero, lo más común en la actividad gerencial es hacer una distinción en función de la organización.
Comunicaciones verticales
En este tipo de comunicación, existen líneas de interacción descendentes y ascendentes. Todo es bastante simple. La comunicación es descendente cuando la información sale de la dirección hacia los subordinados. La comunicación es ascendente cuando la información sale de los subordinados hacia la dirección.
Este tipo de comunicación difunde información sobre tareas, puestos, novedades de la empresa y opiniones sobre los puestos. La transmisión del « feedback» se realiza a lo largo de la línea ascendente, así como los informes, los reportes de problemas y las ideas.
La comunicación horizontal
La comunicación horizontal es un formato de comunicación entre diferentes departamentos. Al mismo tiempo, estos departamentos deben estar en el mismo nivel organizacional. Es decir, debe haber interconexión entre ellos. La comunicación les ayuda a apoyarse mutuamente y a resolver problemas comunes. Además, esto abre la posibilidad de una comunicación libre entre los empleados y un espacio de consulta.
Las comunicaciones diagonales
Es un tipo de comunicación implementada entre departamentos de diferentes niveles de la organización. El uso de este formato se da cuando la implementación de los dos anteriores es difícil o ineficaz.
La comunicación informal
Su identificación, según los expertos, es como un nuevo tipo de comunicación en la organización. Se basa en rumores y generalmente se dirige a todos los miembros de la organización. Se trata de una especie de situación espontánea, una comunicación voluntaria entre dos empleados, que puede posteriormente afectar a muchos servicios.
Dato interesante: los investigadores han demostrado que las comunicaciones horizontales son siempre las más efectivas. Así, de toda la información proporcionada inicialmente, el 90% llega al destinatario. En el formato vertical, solo el 20-25%.
Si hablamos de cuáles son los medios de comunicación en toda organización, generalmente se distinguen las siguientes opciones:
- la telefonía IP, que permite realizar llamadas gratuitas a través del interfono;
- Mensajes electrónicos entre las bandejas de entrada de la empresa;
- chats internos en el sistema CRM;
- fax;
Finalmente, también se incluye la videoconferencia.