Los sellos son herramientas de marcado cuya origen se remonta a más de 4000 años antes de Cristo. Su objetivo principal es probar el origen y la autenticidad de un producto, y se han difundido a lo largo del tiempo por toda la superficie del planeta. Estos instrumentos se utilizan hoy en día en la mayoría de los ámbitos, y más particularmente en el mundo profesional. ¿Qué es un sello empresarial y cuándo utilizarlo? Más detalles a través de este artículo.
Los sellos empresariales
En una empresa, no es obligatorio desde el punto de vista legal poseer un sello. Sin embargo, es una herramienta que puede resultar muy útil en este ámbito. De hecho, las menciones en un sello empresarial son información que permite reconocer fácilmente la empresa. Se trata de los datos de contacto de esta última. Incluye entre otros:
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- la forma jurídica,
- los números de identificación,
- la dirección y
- los contactos a los que dirigirse.
Esta información, que puede parecer trivial en un sello, son menciones obligatorias en ciertos documentos oficiales. Así, poseer un sello con toda esta información permite transcribirla más rápidamente y sin errores. Sin embargo, solo sirve para proporcionar o recordar esta información a los clientes, usuarios o destinatarios, ya que no aporta ningún valor jurídico a los documentos. Los sellos solo tienen un valor real cuando están acompañados de una firma reconocida.
¿Cuándo hay que usarlo?
Los usos que se pueden dar a un sello empresarial varían según el ámbito de actividad y las necesidades de la empresa. Esta herramienta sirve como marca distintiva para cada empresa y, por lo tanto, solo puede ser utilizada por la empresa correspondiente. También permite inscribir diversas informaciones de manera rápida, lo que supone un ahorro de tiempo en comparación con la escritura a mano. El sello puede ser utilizado en numerosas circunstancias.
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Para autenticar un documento profesional
El sello empresarial se utiliza generalmente para probar el origen y el valor jurídico de los documentos administrativos. Cuando es el caso, debe llevar todas las menciones obligatorias de la empresa según la ley de su país. El documento puede ser una factura, un presupuesto, un comunicado o una ficha contable. En algunos casos, la colocación del sello es obligatoria y puede ser objeto de una sanción si no se mencionan todas las informaciones. Los usos fraudulentos de un sello empresarial también son castigados por la ley.
Validar documentos o procedimientos administrativos
El sello de la empresa también puede ser utilizado para mostrar que esta aprueba un hecho o una situación particular. Puede ser estampado en autorizaciones para empleados, comunicados de prensa o solicitudes particulares. También puede ser mencionado en contratos para probar que las cláusulas han sido leídas y aprobadas. Así, el sello puede mostrar el compromiso de la empresa con respecto a un evento particular.
Repetir un marcado importante en un gran número de soportes
Otra función interesante del sello empresarial es su capacidad para marcar de manera rápida un gran número de productos. Puede ser utilizado para clasificar documentos en un archivo o productos de la empresa destinados al almacenamiento. También puede ser estampado en paquetes durante entregas masivas. En esta situación, el sello permite identificar el origen de una caja y conocer su destino. Esta técnica ayuda a evitar pérdidas de mercancías así como confusiones durante la entrega.